Home » Casus
Filosofie van Management en Organisatie:
Taylorisme ,vlees, criminaliteit en filosofische reflectie.
Naar aanleiding van een aantal incidenten bij het handel en vleesverwerkingsbedrijf Medina, in Europa, is tijdens een survey & consult gebleken dat de organisatie een aantal organisatorische tekortkomingen heeft aangaande de inrichting, structuur, cultuur en bijgevolg niet optimaal functioneert met als gevolg (criminele) incidenten, schade, aansprakelijkheid en claims.
INLEIDING
De Medina organisatie is gevestigd in Europa en is een handelsorganisatie en vleesverwerkingsbedrijf waar vlees wordt ontvangen, gesorteerd, gefileerd, verpakt, gedistribueerd en opgeslagen in vriescellen. Gebleken is dat er over een bepaalde tijdsperiode, door aan aantal medewerkers van Medina, gedurende de nachtelijke uren, aanzienlijke hoeveelheden verwerkt vlees werd ontvreemd vanuit de vriesruimte, zonder dat dit door het management tijdig werd ontdekt. Er bleek sprake te zijn van verduistering van grote hoeveelheden vlees door het eigen personeel dat samenwerkte met derden buiten de organisatie. Dit heeft geleid tot aansprakelijkheid claims en een aanzienlijke schadepost voor de onderneming.
HET MEDINA ORGANISATIE MODEL
De Medina organisatiestructuur, de inrichting, het proces, de protocollen en de aard van de werkzaamheden hebben het kenmerk van het ‘Taylorisme’ als beheersingsregime, organisatiemodel. De organisatie heeft geen expliciet beleid dat gericht is op de integriteit en security van de organisatie. De Medina organisatie is niet ISO gecertificeerd. Wel is de onderneming gecertificeerd door organisaties die kwaliteitseisen eisen stellen aan de voedselveiligheid en de wijze waarop het vlees wordt verwerkt. De financiële status van de onderneming alsmede de vleesvoorraad worden één maal per jaar gecontroleerd door een externe accountant. De interne accountants controleren maandelijks de financiële administratie. Medina meldt alle transacties aan bij de douane.
HET OPERATIONELE PROCES
Onmiddellijk na ontvangst van een container of truck beladen met bakken vlees worden bij Medina alle vleesbakken voorzien van een ‘badge met barcode’ waarop wordt aangegeven; soort vlees, oorsprong, maat, netto gewicht, datum van ontvangst. De barcode / badge wordt gescand waarna de gegevens worden opgenomen in het Medina procesmanagementsysteem. Middels dit managementsysteem worden alle handelingen, de vijf vleesverwerkingsfasen, en het distributieproces bij Medina geregistreerd, alsmede de vleesvoorraden die in het vrieshuis zijn opgeslagen. Het managementdatasysteem dient tevens als administratief en financieel instrument. Dit systeem heeft een zwakke kant, het stelt namelijk niet vast of de vleesvoorraden ook daadwerkelijk in de vriesruimte zijn opgeslagen. Van fysieke voorraadcontrole in vrieshuis is geen sprake.
DE ORGANISATIE STRUCTUUR & CULTUUR
De Medina organisatie heeft geen ‘corporate values’ of een ‘code of conduct’, waarmee de cultuur wordt doordrenkt en sturing en richting wordt gegeven aan de organisatie. De organisatie kan niet geduid worden als een ‘Gemeinschaft’ maar heeft meer het karakter van een ‘Gesellschaft’. De organisatie kenmerkt zich door een ‘zwakke cultuur’, met als implicatie dat de medewerkers niet meedenken. Er is sprake van formalistisch gedrag, de betrokkenheid van medewerkers bij het reilen en zeilen van de organisatie is gering, men handelt als individu en voelt zich alleen verantwoordelijk voor zijn eigen taak. Medewerkers zijn niet of nauwelijks op elkaar betrokken. Van pro- activiteit is geen sprake met alle operationele consequenties van dien.
Er is een relatief groot verloop van medewerkers, hetgeen mede het gevolg is van de aard van de werkzaamheden, de zwakke cultuur en vervreemding. Ex medewerkers zijn op de hoogte van de sterke en zwakke kanten van de organisatie, alsmede welke security en management maatregelen zijn geïmplementeerd.
De security maatregelen, processen en procedures die bij Medina zijn geimplementeerd zijn beperkt en vertonen geen onderlinge samenhang. Dit is mede het gevolg van het feit, dat vleesverwerking, de opslag en logistiek van vlees, doorgaans niet wordt gekwalificeerd als zijnde een groot crimineel risico. Dit integenstelling tot de opslag en logistiek van ‘hightech’ producten dat gepaard gaat met aanzienlijke criminele risico’s.
Gebleken is dat de verduistering van vlees mede het gevolg is van een aantal belangrijke factoren:
- De Medina organisatie kenmerkt zich als ‘systeemwereld met een nauwelijks ontwikkelde leefwereld’, alwaar sprake is van een onsamenhangend geheel van werkelijkheids-concepties, waarden, gedragscodes, structuur, maatregelen en procedures.
- De perceptie van het management, haar organisatie en wereldbeeld betreffende criminele en integriteitrisico’s is onvoldoende. Men is zich niet of onvoldoende bewust van deze verschillende criminele risico’s.
- Er is sprake van een zwakke organisatiecultuur met onduidelijke waarden en normen, ‘corperate values’, waardoor de integriteit van de organisatie niet is gewaarborgd. Dit vergroot de kans dat medewerkers geen weerstand kunnen bieden aan bepaalde vormen van criminaliteit dan wel gemakkelijker incidenten ensceneren of faciliteren.
- Het grote verloop in de organisatie is mede de oorzaak dat kennis van de organisatiestructuur, cultuur, integriteit, security en het gebrek daaraan, aanwezig is bij ex medewerkers buiten de organisatie.
- Het management controlesysteem schiet tekort omdat niet het gehele organisatieproces met al zijn verschillende fasen wordt gecontroleerd, waardoor verschillen of tekorten niet tijdig worden opgemerkt.
- Het securitysysteem vertoont geen samenhang, doordat de maatregelen, processen en procedures ontoereikend zijn om de verschillende vormen van criminaliteit en bijbeborende ‘modes operandi’ tijdig te kunnen signaleren zodat bijtijds alarm kan worden geslagen.
FILOSOFISCHE REFLECTIE en Handelen- versterken van de organisatie
In gesprekken met het management is aandacht besteed aan de denk-beelden, ideeen, opvattingen die er zijn omtrent de organisatie (vorm) en de werkelijkheid die er op na wordt gehouden. De denkbeelden met name omtrent het domein van ‘management en organisatie’ met zijn interne en externe factoren, zijn bepalend voor de criminele en integriteitsrisico’s, waarvan het management zich bewust is.
- Gekozen is om de organisatiecultuur van de Medina organisatie te versterken, door organisatiewaarden en normen te benoemen, vast te leggen in een ‘code of coduct’ en te implementeren in de organisatie.
- De criminele risico’s waarmee de organisatie te maken kan krijgen te benoemen en bijgevolg security maatregelen, processen en procedures te ontwikkelen die weerstand bieden aan de verschillende modes operandi waarmee de Medina organisatie geconfronteerd kan worden.
- De integriteit van de organisatie te bevorderen door in plaats van het Taylorisme’als beheersingsregime, te hanteren, te zoeken naar een harmonieus organisatiemodel waarbij rekening wordt gehouden met de noodzaak tot efficiency, maar ook met de verschillende factoren van de systeemwereld en leefwereld waar de Medina organisatie mee van doen heeft.
Remie Remmelts
Organisatie Cultuur algemeen
Voor de beeldvorming kan een organisatie worden geduid als ‘Gemeinschaft /Gesellschaft’ en ‘Sterke / Zwakke’ cultuur. Ferdinand Tönnies formuleerde in 1887 de begrippen ‘Gemeinschaft’ en ‘Gesellschaft’. De Gemeinschaft was bij Tönnies een vanzelfsprekende en natuurlijke samenlevingsvorm, gebaseerd op nabijheid, solidariteit en traditie. De grootfamilie, de community - het zijn nog altijd de modellen van zo’n zuivere, onaangetaste, gemeenschap, waar de mensen organisch zijn vervlochten met elkaar, hun grond, hun woon/werkplek en hun gereedschappen.
Zo zijn er ook bedrijven waar de cultuur de kenmerken heeft van een Gemeinschaft. Kleine familiebedrijven en lokale kleine vestigingen, afdelingen van multinationals, tonen vaak de kenmerken van een ‘Gemeinschaft’.
Een ‘Gesellschaft’ daarentegen is een nietsontziende rationele machine waarin mensen (medewerkers) hoofdzakelijk gezien worden als instrumenten. Er is veelal sprake van onderlinge concurrentie, groepsvorming en subcultuur waardoor de kans op vervreemding van de organisatie en bijgevolg crimineel (frauduleus) handelen sterk toeneemt.
Ook kan de cultuur van een organisatie sterk of zwak zijn. Bij een sterke cultuur is de betrokkenheid van de medewerkers en leidinggevende aan de organisatie vaak groot, men denkt mee en is pro-actief. Men heeft een duidelijke opvatting wat wel en niet hoort in het bedrijf of de organisatie.